Aftalebrevet: hvad det skal indeholde, og hvornår det skal fornyes

Aftalebrevet bliver skrevet, når klienten kommer ind. Derefter er der sjældent nogen, der åbner det igen.

Klienten kom ind i 2019. Brevet beskrev en revision. I dag laver du bogføring, moms og en udvidet gennemgang, og brevet i mappen beskriver stadig noget, ingen af jer har lavet i fem år. Det bliver først et problem den dag, nogen skal bruge brevet til at afgøre, hvad du havde påtaget dig.

Aftalebrevet er dér, du på forhånd har skrevet ned, hvad du påtog dig, og hvad du ikke gjorde. Når en klient bagefter mener, at du burde have opdaget noget, er det dokumentet, diskussionen falder tilbage på.

Hvad brevet faktisk gør

Det afgrænser opgaven, og det er nok til at afgøre en tvist flere år senere.

En klient, der har mistet penge på en medarbejder, der har svindlet, har en meget klar fornemmelse af, hvad revisor burde have fanget. Den fornemmelse dannes efter tabet. Aftalebrevet er skrevet før tabet, og derfor kan det fastlægge målestokken, mens ingen af jer endnu har en interesse i, hvor den ligger.

Derfor er det vigtigste afsnit i brevet ikke beskrivelsen af, hvad du leverer. Det er beskrivelsen af ansvarsfordelingen: at ledelsen har ansvaret for regnskabsaflæggelsen og for de interne kontroller, der skal forebygge besvigelser, og at din opgave har en anden og snævrere karakter.

Kravet gælder ikke kun revision. ISRS 4410 stiller samme krav om aftalte vilkår ved assistance med regnskabsopstilling, og Revisornævnet har sanktioneret fraværet: i sag 119-2016 fik en revisor en tillægsbøde på 10.000 kr. alene for den manglende skriftlige aftale om opgaven, og blev frifundet i sagens øvrige forhold.

Hvad der skal stå

Der findes ikke én rigtig skabelon. Men fire ting går igen i de breve, der holder, når de bliver læst af andre end den, der skrev dem.

Et brugbart aftalebrev dækker som minimum:

• Opgavens art og omfang. Revision, udvidet gennemgang, review eller assistance. Ikke "regnskabsmæssig bistand" — det betyder ingenting, når det bliver læst af en advokat.
• Den regnskabsmæssige begrebsramme. Hvilken årsregnskabslovsklasse, og hvilken erklæring du afgiver.
• Ansvarsfordelingen. Ledelsens ansvar for regnskabet, for oplysninger og adgang, og for interne kontroller. Dit ansvar for erklæringen.
• Det, du ikke laver. Skatterådgivning, værdiansættelse, ledelsesrådgivning — hvis det ikke er med, så skriv at det ikke er med.
• Honorargrundlaget. Fast pris eller medgået tid, og hvad der udløser ekstraarbejde.
• Leverancer og frister. Hvad klienten skal aflevere hvornår, for at din frist kan holde.

De fire steder det svigter

Fejlene er sjældent originale. Det er de samme fire, der dukker op på tværs af porteføljer, uanset firmaets størrelse.

Opgaven har flyttet sig. Brevet beskriver en revision, men klienten er gået i regnskabsklasse B og har fravalgt den. Nu laver du assistance med et brev, der lover en erklæring med sikkerhed. Forskellen mellem en erklæring med sikkerhed og en uden er præcis det, en ansvarssag handler om.

Ejerkredsen er skiftet. Selskabet er solgt. Den nye ledelse har aldrig set eller skrevet under på noget. Brevet er indgået med nogen, der ikke længere er der.

Honorarafsnittet er en tom formular. "Honorar efter medgået tid" uden timesats, uden estimat og uden en beskrivelse af, hvad der udløser mere. Når regningen så er væsentligt større end det, klienten gik og regnede med, har ingen af jer noget skriftligt at pege på.

Brevet er aldrig blevet underskrevet. Det ligger i mappen. Det blev sendt. Der kom aldrig noget retur, og ingen fulgte op. Et usigneret aftalebrev er et udkast.

Hvornår holder det gamle brev op med at gælde

Der er ikke en udløbsdato. Et aftalebrev gælder principielt videre på en tilbagevendende opgave, men kun så længe forudsætningerne er de samme.

Skriv et nyt, når:

• opgavetypen ændrer sig, også selvom klienten kalder det det samme
• ledelsen eller ejerkredsen udskiftes
• selskabet skifter regnskabsklasse eller fravælger revision
• honorarmodellen ændrer sig
• du tilføjer en ydelse — bogføring, løn, moms — som brevet ikke nævner

Og uanset hvad: tag en runde på hele porteføljen med et fast interval. Et brev fra 2019 er ikke forkert, fordi det er gammelt. Det er forkert, fordi ingen har læst det siden.

Det praktiske problem

Ingen revisor har brug for at få det her forklaret. Alligevel ligger brevene der.

Problemet er, at porteføljegennemgangen aldrig bliver prioriteret over noget, der har en deadline. Et aftalebrev har ingen indberetningsfrist, og ingen rykker for det undervejs.

Til gengæld bliver det læst to steder. Erhvervsstyrelsens kvalitetskontrol foretager en stikprøvevis gennemgang af udvalgte erklæringsopgaver for at vurdere, om der er den fornødne dokumentation, og om arbejdet følger gældende standarder. Og i en ansvarssag er det det første, modparten beder om. Begge steder er det for sent at skrive et nyt.

Det, der virker, er at gøre det til noget, der sker automatisk frem for noget, nogen skal huske: at brevet genereres fra klientens faktiske opgavesammensætning, at det sendes til digital underskrift som en del af onboardingen, og at et brev, der ikke er kommet retur, står som en åben opgave hos nogen — ikke i en mappe.

I Attera hænger aftalebrevet sammen med de opgaver, klienten faktisk er sat op med, og med signeringen. Ændrer opgaverne sig, kan brevet ikke blive stående uændret uden at nogen har taget stilling.

Klienten fra 2019 er stadig i porteføljen, og brevet i mappen beskriver stadig en revision. Så længe ingen har bedt om at se det, er det en administrativ opgave at rette. Bagefter er det en sag.

Kilder. ISA 210 om aftale om revisionsopgavers vilkår (FSR – danske revisorer). Kvalitetskontrollens elementer og forløb (Erhvervsstyrelsen) om den stikprøvevise gennemgang af udvalgte erklæringsopgaver. Revisornævnets afgørelse 119-2016 om aftalevilkår ved assistance efter ISRS 4410. Grænserne for fravalg af revision fremgår af årsregnskabsloven.